Как выбрать площадку для корпоратива на природе: чек-лист для организатора

Корпоратив на природе помогает сотрудникам компаний сменить обстановку, провести время в свободной атмосфере и отвлечься от офисной рутины. Такой формат мероприятия выгоден тем, что просторные территории загородного клуба позволят совместить деловую часть, общение банкет, активный отдых и комфортное размещение гостей. При этом организатору важно заранее понять, как выбрать площадку для корпоратива, чтобы мероприятие прошло без накладок и соответствовало ожиданиям команды.

Определить цель мероприятия

Перед бронированием важно понять, для чего проводится встреча сотрудников компании. От цели зависит выбор локации, формат программы, продолжительность события и необходимая инфраструктура.

Популярные идеи для корпоратива на природе:

• неформальное общение коллектива;

• командообразование и тимбилдинг;

• награждение сотрудников;

• стратегическая сессия;

• день компании или другой праздник;

• выездной банкет;

• презентация нового проекта;

• обучение или деловая конференция.

Для активного тимбилдинга подойдут просторные территории с игровыми зонами и спортивными площадками. Если акцент важен на деловой части, потребуется конференц-зал с оборудованием. Для праздничного вечера лучше выбрать банкетный зал со сценой и комфортную зону отдыха. Понимание цели помогает решить, какая площадка подойдет для корпоратива и какие услуги нужно заказать организатору.

Посчитать количество участников

Даже небольшая разница в количестве гостей может серьезно повлиять на комфорт мероприятия. Организатору важно учитывать число посадочных мест за столами, вместительность танцевальной зоны и возможное число участников в запланированных активностях. Пространство должно оставаться удобным для перемещения гостей и работы ведущего.

При расчете вместимости необходимо оценить:

• посадку в конференц-зале, банкетную или фуршетную;

• проходы между столами;

• площадь пространства для танцев и тимбилдинга.

Если площадка кажется подходящей «впритык», лучше выбрать вариант с запасом, так как на природе важно сохранить ощущение свободы и простора.

Выбрать формат площадки

Организатору важно заранее понять, как выбрать площадку для мероприятия на природе с учетом сценария события. В загородных клубах предлагают разные вариант, каждый из которых подходит под конкретные задачи:

1. Шатер. Считается универсальным вариантом для корпоративов. Подходит для банкетов, свадебных мероприятий компании, летних вечеринок и торжественных событий. К плюсам шатров относят – защиту от дождя и солнца, возможность гибкого оформления, простор для танцев и сцены, комфорт даже при большом количестве гостей.

2. Беседка. Выбирают для малых коллективов и неформального отдыха. Такой формат корпоратива на природе подходит для дружеского общения, барбекю и камерных мероприятий.

3. Ресторан. Удобен для официальных банкетов, юбилеев компании и мероприятий с акцентом на сервис и кухню. В ресторане предусмотрены мебель, освещение и обслуживание.

4. Открытая территория. Рекомендована для мероприятий, в которых планируются спортивные состязания, активный тимбилдинг и масштабный праздник.

5. Конференц-зал. Если предусмотрена деловая часть, презентации или обучение, то это лучший вариант. Также подойдет для стратегический фотосессий и MICE-мероприятий.

6. Комбинированный формат. Компании нередко совмещают несколько зон – деловая часть в конференц-зале, активная программа на улице и завершение вечера в ресторане или шатре.

При выборе локации важно помнить, что на природе нужно предусмотреть наличие защиты от ветра, солнца или непогоды.

Проверить транспортную доступность

При сложной дороге даже правильно организованная зона отдыха покажется гостям неудобной. При оценке места размещения загородного клуба важно учитывать:

• расстояние от Москвы;

• качество подъездных дорог;

• возможность проезда автобуса или организации трансфера;

• наличие парковки;

• удобство навигации.

Если думаете, где провести корпоратив на природе, стоит выбирать места с понятной логистикой.

Оценить инфраструктуру

Красивая территория не гарантирует комфортное проведение мероприятия. Организатору важно проверить техническую и бытовую инфраструктуру локации.

Уточните наличие:

• электричества;

• освещения;

• санузлов;

• гардероба;

• мебели;

• технических помещений;

• сцены;

• оборудования для ведущего;

• звуковой аппаратуры;

экранов и проекторов.

Инфраструктура загородного клуба определяет, что важно при аренде площадки для мероприятия дополнительно подготовить.

Продумать питание

Питание – важный пункт, когда составляете чек-лист для организации корпоратива. Формат меню зависит от типа и продолжительности программы, сезона.

Востребованные варианты:

• банкет;

• фуршет;

• кофе-брейк;

• барбекю;

• подача закусок и напитков между активностями.

Если мероприятие длится целый день, то рекомендуют заказать несколько этапов питания. При корпоративе с членами семей нужно уточнить наличие детского меню. Также стоит учитывать при выборе блюд присутствие гостей с ограничениями по питанию (с пищевой аллергией, вегетарианцев и соблюдающих диету).

Проверить варианты активной программы

Встречи сотрудников на природе ценят за возможность совместить отдых с активностями. Продуманная программа помогает сделать мероприятия эмоционально привлекательным и запоминающимся. В загородном клубе «Солярис» доступны следующие форматы активного отдыха:

• квесты;

• спортивные игры;

• пейнтбол;

• лазертаг;

• картинг;

• катание на квадроциклах;

• командообразующие программы;

• MICE-мероприятия.

Такие варианты помогают улучшить коммуникацию внутри команды, снять напряжение и создать общие впечатления. В вопросе, как выбрать площадку для тимбилдинга, стоит учитывать разнообразие программ и наличие инструкторов.

Учесть сезон и погоду

Если думаете, что учесть при организации корпоратива на природе, то заранее оцените влияние погодных рисков на площадку. При мероприятии на открытом воздухе даже летом стоит предусмотреть резервный сценарий. В зависимости от сезона и прогноза погоды организатору могут понадобиться:

• крытые площадки;

• навесы;

• системы отопления;

• пледы;

• освещение;

• гардероб;

• дорожки с твердым покрытием.

Осенью и весной важно наличие теплых помещений. Зимой мероприятия проводят в шатрах с обогревом и ресторанах, а летом выбирают локации с защитой от жары. 

Проверить возможности проживания

Некоторые встречи сотрудников на природе сложно комфортно провести в формате одного дня. Корпоратив с проживанием актуален в следующих случаях:

• мероприятие заканчивается поздним вечером;

• насыщенная программа;

• двухдневный тимбилдинг;

• участие гостей из других городов;

• выездная стратегическая сессия.

В загородном клубе «Солярис» доступны коттеджи для размещения гостей, что делает формат отдыха удобным и позволит продлить мероприятие без спешки. Если продумываете, как подготовить корпоратив за городом, вопрос проживания стоит решить заранее.

Согласовать технические условия

Правильно организованная программа может сорваться по причине технических проблем. Перед бронированием обсудите техоснащение локации.

Что проверить перед арендой площадки:

• микрофонов;

• колонок;

• проектора;

• экрана;

• Wi-Fi;

• сцены;

• подключения для оборудования;

• удлинителей;

• резервного питания.

Также уточните ограничения по времени проведения мероприятия и допустимому уровню шума. Это позволит избежать неприятных сюрпризов во время события.

Оценить безопасность гостей

Вопрос, что нужно знать для корпоратива на природе в плане безопасности, лучше изучить заранее.  Организатору стоит обратить внимание на:

• охрану территории;

• медицинскую доступность;

• безопасность спортивных программ;

• качество дорожек;

• освещение территории;

• наличие сопровождающих инструкторов.

Особенно это важно для мероприятий с пейнтболом, квадроциклами и спортивными соревнованиями. 

Оценить уровень сервиса

Хорошая площадка — это не только территория и оборудование, а и профессиональная команда. Организатору важно понимать, как организовать выездной корпоратив, и кто отвечает за следующий сервис в загородном клубе:

• подготовка мероприятия;

• встреча гостей;

• организация питания;

• технические вопросы;

• продление времени.

Высокий уровень сервиса позволит организатору сосредоточиться на гостях, а не на решении мелких проблем в день встречи. 

Сравнить итоговый бюджет

В вопросе, как организовать корпоратив на природе, важно учитывать составляющие стоимости мероприятия:

• аренда площадки и оборудования;

• питание;

• работа ведущего;

• активности;

• проживание;

• трансфер;

• уборка;

• декор;

• продление времени мероприятия.

Иногда дополнительные расходы появляются уже после бронирования, поэтому организатору нужно уточнить полный перечень услуг по выбранной программе. 

Ошибки при выборе площадки для корпоратива

Даже опытные организаторы сталкиваются с проблемами. К распространенным ошибкам относят следующие ситуации:

• бронирование без личного осмотра;

• недооценка погодных условий;

• слабая развлекательная программа;

• неподходящая вместимость;

• отсутствие технического плана;

• неучтенные дополнительные расходы.

Также многие забывают заранее оценить логистику и резервный сценарий на случай плохой погоды.

Если не знаете, что учесть при подготовке корпоратива на природе, то продумайте все детали – от формата события, до сезонных особенностей. Такой подход поможет избежать лишних расходов и сделать праздник комфортным.

Удачная встреча сотрудников на природе — это сочетание комфортной локации, грамотной организации и продуманной программы. Представленный чек-лист позволит легко разобраться с вопросом, как выбрать площадку для корпоратива летнего или в другой сезон. Загородный формат позволит совместить отдых, деловую часть и активные развлечения, а значит — провести время с пользой. Если заранее понять, как выбрать место для корпоратива и внимательно проверить детали, мероприятие пройдет спокойно и оставит у команды положительные впечатления.